경상남도교육청(교육감 박종훈)은 공공기록물을 체계적으로 관리하고 학교 업무를 줄이기 위해 비전자 기록물 관리를 지원하는 엑셀 프로그램 ‘기록대장’* 을 자체적으로 개발했다고 31일 밝혔다.

* 기록대장: 비전자 기록물 대장 관리 프로그램의 이름. ‘대장’의 동음이의어로 기록관리의 우두머리 ‘대장(大將)’이라는 의미와 일정한 양식의 장부를 이르는 ‘대장(臺帳)’의 의미를 포함한다.

도내 각급기관 기록물 중 전자적으로 생산되지 않은 비전자 기록물은 약 70만 건이다. 종이 기록물 약 49만 권, 사진 등 시청각 기록물 약 10만 건, 간행물 약 5만 권, 행정박물(行政博物) 약 5만 7000건에 달하며 연간 2만여 건이 생산된다.

경남교육청에서는 약 70만 건의 비전자 기록물을 체계적으로 관리하기 위해 ‘기록대장’ 프로그램을 자체 개발했다.

이 프로그램은 엑셀을 기반으로 만들어져 누구나 쉽게 사용할 수 있다. 담당자가 정보를 입력하면 관련 세부 대장과 통계의 자동 생성, 전자결재 지원 등 업무를 쉽게 할 수 있게 도와준다.

경남교육청은 ‘기록대장’ 엑셀 프로그램을 오는 9월부터 도내 모든 교육행정기관과 학교에 보급한다. 사용자의 이해를 돕기 위해 9월 1일부터 온라인 전달연수를 하고 9월 20일부터 24일까지 4일간 집합교육도 할 예정이다.

황둘숙 총무과장은 “이 프로그램은 공공기록물 관리를 강화하고 현장 업무담당자를 지원하는 등 두 마리 토끼를 잡기 위해 기획된 것”이라며 “꼼꼼한 관리로 도민에게 기록정보 서비스를 제공하는 기틀을 마련하고 기록관리를 내실화하는 좋은 계기가 됐으면 한다”라고 말했다.