이런 회의에 대해 “시원하다”, “재미있다”, “필요하다”, “해야 한다” 등의 느낌을 갖게 할 수는 없을까? 최근에는 비효율적인 회의방식 개선을 위해 전자회의나 SNS회의도 시도하지만, 장소와 형태만 바뀌었을 뿐, 그 진행방법은 여전히 달라지지 않는 것이 가장 큰 문제다. 그러므로 이제 회의진행도 차별화한다면 남다른 역량이 될 수 있다. 참신한 아이디어로 시작해 바람직한 결론까지 이끌어 내고 공감과 신뢰를 얻는다면 성공적인 셀프브랜딩이 된다.
보통 회의의 목적이나 주제는 이미 발생한 문제해결이 대부분이다. 더구나 새로운 방안을 찾기보다 이미 지난 사례발췌나 재탕이 많아 공감과 설득력이 떨어지고 생색내기용이나 습관적 요식행위 같은 행사로 진행되는 경우도 많다. 그래서 뚜렷한 회의 성과가 없고, 굳이 회의를 해야 하는지에 대한 의문으로 불필요하게까지 여겨진다. 그러므로 기존과는 다른 진행방식으로 과감히 혁신해야 한다. 그렇다면 차별화된 회의, 남다른 진행방법은 무엇일까?
자! 그러면 필자가 제시하는 혁신적 회의를 만들기 위한 다음 필수조건들을 실행해 보자.
첫째, 창의적 문제발견이다. 문제가 되기 이전의 문제를 발견해야 한다는 것이다. 익숙한 사고에서 벗어나 새로운 시각으로 바라보고 생각해야 한다. 창의력은 변화를 인지하는 것에서부터 출발한다. 그래서 감수성과 민첩성은 창의적 문제발견의 시작점이며 호기심과 상상력은 더 많은 창의력을 발휘하게 된다. 도전과 실험정신으로 능동적, 적극적으로 변화를 일으키며 혁신적, 발전적으로 문제를 발견해 내고 해결방안을 찾아야 한다. 창의력이 없으면 수동적이고 소극적인 태도로 관습적이고 고정적인 사고의 틀 안에 갇혀있게 된다.
둘째, 논리적 문제도출과 문제해결이다. 발견된 문제를 신뢰성과 타당성 있게 추론해나갈 수 있는 능력을 키워야 한다. 누구나 이해 가능하도록 문제를 도출해 내고, 해결해 나가는 방법을 객관적으로 찾아야 한다. 그래야 실행가능성을 높이기 위한 전략적 문제해결단계로 이어갈 수 있다. 적어도 서론과 본론, 결론 또는 원인과 과정, 결과가 명확해야 한다.
셋째, 전략적 문제해결이다. 수용가능성과 성공가능성에 대한 것이다, 즉 창의적 문제발견과 논리적 문제도출 및 해결방안에 대해 어떻게 구성원들에게 공감을 얻어내고 설득할 것인가가 회의를 통한 문제해결의 관건이다. 여기서 권위나 권력을 이용해 일방적인 전달과 명령형식을 남용한다면 오히려 비협조적이거나 반발과 저항을 불러일으켜 실패하기 쉽다.
그리고 이 회의의 진행방식을 브레인스토밍(brainstorming)보다 브레인라이팅(brainwriting)하자. 회의 중, 모든 사람이 자유롭게 생각을 발언하기에는 제한적 여건이 많다. 그래서 늘 몇몇 사람의 발언위주로 결론지어지는데, 이는 더 많은 발전적, 창의적 아이디어 발견기회를 놓치게 한다. 모든 참석자들이 자신의 생각을 미리 적어오거나 회의 중 그 주제에 대해 자신의 의견을 직접 쓰도록 해 서로 비교해보고 협의와 협조를 구하자. 매우 긍정적 반응을 얻는 회의가 될 것이다. 이제 답답한 회의는 가라! 새롭고 참신한 혁신적 회의가 시작된다.
